Caducidad de los documentos CAE: cuánto dura cada uno y por qué te enteras en la puerta
Casi todos los bloqueos en la puerta de una obra tienen la misma causa: un documento que caducó y que nadie miraba. No porque nadie supiera que caducan, sino porque caducan a ritmos distintos, para clientes distintos, y el aviso llegó a quien no podía hacer nada con él.
La regla que lo cambia todo: la caducidad la decide el requisito, no el documento
Un certificado de aptitud médica lleva una fecha. Pero si el cliente A lo acepta hasta 12 meses después de esa fecha y el cliente B exige que tenga menos de 6, el mismo PDF está vigente en la obra de A y caducado en la de B el mismo día. Por eso una hoja de cálculo con una columna «caducidad» es insuficiente: la fecha que importa es la de cada combinación de trabajador, cliente y requisito.
Con esa advertencia, esta es la vigencia habitual de los documentos que piden las plataformas. «Habitual» significa: lo que exigen la mayoría de clientes en España. El requisito concreto de tu cliente manda siempre.
Tabla: vigencia habitual de cada documento CAE
| Documento | Vigencia habitual | De dónde sale |
|---|---|---|
| Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social | Mensual o trimestral en las plataformas; 6 meses en contratación pública | Art. 16 del Reglamento de la Ley de Contratos (RD 1098/2001); el criterio mensual lo fija cada cliente |
| Certificado de estar al corriente con la AEAT (específico de contratistas) | 12 meses desde su expedición | Art. 43.1.f de la Ley General Tributaria, que crea este certificado para evitar la responsabilidad subsidiaria del cliente |
| RLC y RNT (antes TC1 y TC2) | Mensual: el del último mes liquidado | Sistema de Liquidación Directa de la Seguridad Social. Si subes un «TC2» te lo rechazan: ya no existe |
| Informe de trabajadores en alta (ITA) | Mensual, a veces por obra | Criterio de cada cliente; sirve para comprobar que quien entra está dado de alta |
| Póliza de responsabilidad civil + recibo de pago | Anual (la del recibo, no la de la póliza) | Lo que caduca es el recibo. Una póliza «vigente» sin recibo del año es rechazo seguro |
| Certificado de aptitud médica | Según el protocolo del servicio de prevención; lo habitual, 12 meses | Art. 22 de la Ley de Prevención y art. 37 del RD 39/1997. Muchos clientes exigen que sea posterior a la última evaluación de riesgos |
| Formación básica en PRL (Convenio de la Construcción, 20 h por oficio) | No caduca; la Tarjeta Profesional de la Construcción se renueva cada 5 años | Convenio General del Sector de la Construcción |
| Formación específica (carretillas, plataformas elevadoras, alturas, espacios confinados) | Sin caducidad legal general; el cliente suele fijar 3-5 años | Art. 19 de la Ley de Prevención, normas UNE de cada equipo y el requisito del cliente |
| Entrega de EPI | Sin fecha: se renueva con cada entrega | Art. 17 de la Ley de Prevención. El registro debe ser posterior a la última incorporación del trabajador |
| DNI o NIE / permiso de trabajo | La del propio documento | Un NIE caducado bloquea igual que una aptitud caducada |
| Inscripción en el REA (Registro de Empresas Acreditadas) | 3 años, renovable | Art. 6 del RD 1109/2007 (subcontratación en la construcción) |
| Evaluación de riesgos y planificación preventiva | Sin caducidad legal; el cliente suele pedir revisión reciente | Art. 16 de la Ley de Prevención. Se revisa cuando cambian las condiciones, no por calendario |
| Contrato o concierto con el servicio de prevención ajeno | Anual | Con el recibo o certificado del año en curso |
Por qué el aviso a 30 días no sirve
Todas las plataformas avisan «30 días antes». Sobre el papel es suficiente. En la práctica falla por tres sitios:
- Avisa a quien no puede resolverlo. El correo llega al buzón de administración. Quien tiene que pedir cita para el reconocimiento médico es el responsable de PRL, y quien tiene que decidir si Carlos va o no el lunes es el jefe de obra. Ninguno de los dos recibe el aviso.
- 30 días es menos de lo que tarda la solución. Una cita para reconocimiento médico en un servicio de prevención ajeno tarda entre 3 y 8 semanas según la época. Un curso de plataformas elevadoras, lo que tarde en juntarse un grupo. Para la aptitud médica, el aviso útil es a 60 días. Para la formación, a 90.
- Avisa por documento, no por persona. Recibes veinte correos de veinte documentos y ninguno te dice lo único que importa: que el jueves tienes tres personas asignadas a Torrefarrera y una de ellas no va a poder entrar.
La pregunta correcta no es «¿qué caduca este mes?». Es «¿quién de los que tengo asignados a cada obra deja de poder entrar, y cuándo?». Es la misma información ordenada al revés, y cambia todo.
Cómo montar el control de caducidades para que funcione
- Una sola fecha por documento, leída del PDF. No tecleada. Cada vez que alguien la teclea en una plataforma distinta, se inventa una fecha nueva.
- Un margen de aviso por tipo de documento, no uno general: 60 días para aptitud, 90 para formación, 15 para los mensuales de la Seguridad Social.
- Evaluar por destino. Para cada obra y cada persona asignada, comprobar cada requisito de ese cliente con su criterio. Es lo único que te dice quién puede ir mañana.
- Nunca deducir una caducidad. Si el documento no lleva fecha y el tipo la exige (una aptitud sin fecha, un curso sin fecha), es una excepción que resuelve una persona, no una fecha calculada «a un año». Una caducidad inventada te habilita a alguien que no debería entrar.
- El aviso va a quien resuelve. Al responsable de PRL lo del reconocimiento y la formación; al jefe de obra la lista de quién deja de poder ir; a administración lo de la Seguridad Social.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura el certificado de aptitud médica para la CAE?
La periodicidad la fija el protocolo de vigilancia de la salud del servicio de prevención según el puesto; lo habitual es anual. Pero la plataforma del cliente aplica su propio criterio: la mayoría acepta hasta 12 meses y algunos exigen que sea posterior a la última evaluación de riesgos. El requisito del cliente manda.
¿Cada cuánto hay que subir el RLC y el RNT a la plataforma CAE?
Cada mes, el del último periodo liquidado. Son los documentos que más rechazos generan por dos errores: subir uno sin el otro (el RLC es el recibo global, el RNT el desglose por trabajador; los clientes quieren los dos) y subir «TC1/TC2», que dejaron de existir con el Sistema de Liquidación Directa.
¿Con cuánta antelación debería avisarme mi sistema de una caducidad?
Con la antelación que tarda la solución, no con un número redondo. Un reconocimiento médico tarda semanas en conseguirse: 60 días. Un curso, más: 90. Los certificados mensuales de la Seguridad Social, 15 días bastan. Y el aviso tiene que llegar a quien puede resolverlo.