Aptitud médica en la CAE: qué puede pedir tu cliente, qué no, y quién debería verla dentro de tu empresa
De todos los documentos que te pide un cliente, la aptitud médica es el único que es un dato de salud. Eso cambia las reglas: cambia lo que te pueden pedir, lo que puedes subir, y quién debería poder abrir ese PDF en tu propia empresa. Casi nadie lo trata así.
Lo que dice la ley, en tres frases
El artículo 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece que los resultados de la vigilancia de la salud son confidenciales y que el empresario sólo puede conocer las conclusiones en términos de aptitud: apto, no apto, apto con restricciones. No el diagnóstico, no las analíticas, no el informe.
El RGPD (artículo 9) considera los datos de salud una categoría especial: su tratamiento está prohibido salvo excepciones tasadas, entre ellas el cumplimiento de obligaciones en materia laboral y de prevención. Y el principio de minimización obliga a tratar sólo lo estrictamente necesario.
La coordinación de actividades empresariales (RD 171/2004) exige que la contrata acredite ante el cliente que sus trabajadores son aptos para el trabajo que van a hacer en su centro. Acreditar aptitud, no entregar historia clínica.
Qué puede pedir tu cliente
| Documento | ¿Puede pedirlo? | Por qué |
|---|---|---|
| Certificado de aptitud (apto / no apto / apto con restricciones), con puesto, fecha y firma del médico del trabajo | Sí | Es la conclusión que la ley permite conocer al empresario, y la CAE la extiende al cliente para el trabajo concreto |
| Las restricciones, si las hay («no trabajos en altura», «no manejo de cargas > 15 kg») | Sí | Forman parte de la aptitud. El cliente las necesita para no asignar al trabajador a lo que no puede hacer |
| El informe médico, el diagnóstico, las analíticas, la historia clínica | No | Datos de salud sin base legal para cederlos. Ni el cliente puede pedirlos ni tú puedes entregarlos aunque te los pida |
| El protocolo médico aplicado (por ejemplo «ruido», «plataformas elevadoras») | Habitualmente sí | Indica para qué riesgos se ha evaluado la aptitud; suele figurar en el propio certificado |
| Un reconocimiento «para este cliente» distinto del de tu servicio de prevención | No, en general | La vigilancia de la salud la organiza tu empresa con su servicio de prevención según los riesgos del puesto; el cliente puede exigir que cubra los riesgos de su centro, no duplicarla |
Los errores que se cometen al subirla a la plataforma
- Subir el informe completo. Pasa más de lo que parece: el servicio de prevención envía un PDF de cuatro páginas y alguien lo sube entero. Las dos últimas son el informe. Acabas de ceder datos de salud a un tercero.
- Certificado sin puesto. «Apto» a secas no acredita aptitud para el trabajo en el centro del cliente. Sin el puesto o los riesgos evaluados, rechazo.
- Certificado anterior al cambio de puesto. El carretillero que ahora también sube a plataformas elevadoras necesita que su aptitud cubra ese riesgo. El certificado antiguo no lo hace.
- Restricciones ignoradas. El certificado dice «apto con restricciones: no trabajos en altura», la plataforma lo acepta (es apto), y el lunes el trabajador está en un andamio. La plataforma no cruza restricciones con tareas. Eso es tuyo.
- Deducir la caducidad. El certificado no lleva fecha de validez (muchos no la llevan; llevan fecha de emisión) y alguien pone «un año» de memoria. El criterio del cliente puede ser otro, y el protocolo del puesto también.
Quién debería verla en tu empresa
Aquí es donde casi todo el mundo falla sin darse cuenta. La aptitud médica está en una carpeta compartida, en un correo reenviado, en la hoja de cálculo de administración y en cuatro plataformas. La ve quien la sube, quien la busca, quien pasa por ahí.
La minimización del RGPD se aplica también dentro de tu casa: sólo debería poder abrir ese documento quien lo necesita para su función. Normalmente, el responsable de prevención y, como mucho, quien lo ha subido para gestionarlo. El jefe de obra necesita saber si Carlos puede ir, y qué restricciones tiene; no necesita ver el certificado. Administración necesita saber que existe y cuándo caduca; no necesita abrirlo.
La respuesta correcta para la mayoría de la empresa no es el PDF de la aptitud. Es «apto hasta el 14 de marzo, sin trabajos en altura». Eso no es un dato de salud; es una habilitación.
Cómo tratarla bien sin montar un drama
- Separar aptitud de informe en la entrada. Cuando el servicio de prevención envía el paquete, se guarda el certificado y se destruye (o se devuelve) lo que no debe estar en tu empresa. El informe es del trabajador.
- Un solo sitio, con acceso restringido. No carpeta compartida. Un repositorio donde el documento marcado como dato de salud sólo lo abren quienes deben, y quede registro de quién lo ha abierto.
- Lo que se comparte es la conclusión. A planificación y a obra les llega «apto / apto con restricciones / caduca el día X». Al cliente, el certificado, porque es lo que la CAE le permite pedir.
- Las restricciones se cruzan con la tarea. Si la restricción es «sin altura» y el requisito del destino es «trabajos en altura», el sistema debe decir que no puede ir, aunque la plataforma diga apto.
- Aviso a 60 días. Conseguir cita en el servicio de prevención tarda semanas. Lo contamos en por qué el aviso a 30 días no sirve.
Así es como está construido OneCAE, dicho sea de paso: la aptitud médica se marca como dato de salud y sólo la abre el responsable de PRL (y quien la subió). El resto de la empresa ve la habilitación, no el certificado.
Preguntas frecuentes
¿Puede mi cliente exigir el reconocimiento médico completo de mis trabajadores?
No. Puede exigir el certificado de aptitud para el puesto y los riesgos de su centro, con sus restricciones si las hay. El informe médico, el diagnóstico o las analíticas son datos de salud que ni el cliente puede pedir ni tú puedes ceder, aunque te lo pida por escrito.
¿Es legal subir el certificado de aptitud médica a una plataforma CAE?
Sí, si es el certificado (conclusión de aptitud) y no el informe. Es un tratamiento amparado por las obligaciones de coordinación de actividades empresariales. Conviene que el trabajador esté informado de a quién se cede y que la plataforma actúe como encargada del tratamiento del cliente.
¿Qué hago con un «apto con restricciones»?
Tratarlo como una habilitación parcial, no como un apto. Las restricciones se cruzan con los requisitos de cada destino: si dice «sin trabajos en altura», el trabajador no puede ir a una obra cuyo requisito es trabajo en altura, aunque la plataforma lo tenga validado. Ese cruce lo tienes que hacer tú; la plataforma no lo hace.