Documento rechazado en la plataforma CAE: los 10 motivos más frecuentes y cómo evitar cada uno

Los 10 motivos, del más frecuente al más tonto

1. Subes un «TC2» cuando piden el RNT. Los TC1 y TC2 dejaron de existir con el Sistema de Liquidación Directa; hoy son el RLC (recibo de liquidación) y el RNT (relación nominal de trabajadores). Muchos programas de nóminas siguen llamándolos por el nombre viejo. La plataforma no. Solución: renombra el archivo con el nombre correcto y el mes («RNT 2026-08.pdf») antes de subirlo.
2. Subes el RLC sin el RNT, o al revés. Uno es el recibo global; el otro, el desglose por persona. El cliente quiere los dos, porque con el RNT comprueba que quien entra en su obra está en tu nómina. Solución: trátalos como un único requisito con dos archivos y súbelos siempre juntos.
3. Póliza de responsabilidad civil sin el recibo de pago. La póliza dice «vigente hasta 2027»; lo que demuestra que está pagada es el recibo del año. Sin recibo, rechazo. Solución: guarda póliza y recibo como un solo documento, con la caducidad del recibo.
4. Certificado de aptitud médica sin puesto, sin fecha o sin firma. El certificado tiene que decir apto (o apto con restricciones), para qué puesto, en qué fecha, y estar firmado por el médico del trabajo. Falta cualquiera de las cuatro cosas y vuelve. Solución: revísalo el mismo día que te lo entrega el servicio de prevención, no el día que lo necesitas.
5. Subes el informe médico completo en vez del certificado. Es peor que un rechazo: estás cediendo datos de salud de un trabajador a un tercero sin base para hacerlo. La plataforma lo rechaza (o debería), y tú tienes un problema de protección de datos. Lo explicamos en qué puede pedir tu cliente sobre la aptitud médica. Solución: el certificado de aptitud, una página, nada más.
6. El nombre no coincide. «Rachid El Amrani» en el DNI, «El Amrani Rachid» en el certificado de formación, «Rachid Elamrani» en tu alta de la plataforma. Un validador humano lo pasa; uno automático no. Lo mismo con las tildes y los segundos apellidos. Solución: el nombre exacto del DNI en todas partes, y comprobarlo cada vez que se da de alta a alguien en una plataforma nueva.
7. Foto de móvil en vez de PDF. Torcida, con sombra, con el dedo. La mayoría de plataformas exigen PDF legible; algunas aceptan imagen pero el validador la rechaza si no lee la fecha. Solución: escanear (con el móvil vale, con una aplicación de escaneo) y comprobar que se lee la fecha antes de subir.
8. Documento subido al requisito equivocado. La formación de carretillas en el hueco de «formación específica de alturas»; el certificado de la AEAT en el de la Seguridad Social. El sistema no adivina. Solución: mira el nombre exacto del requisito de ese cliente antes de subir; no son iguales entre plataformas.
9. Fecha fuera del criterio del cliente. La aptitud tiene 11 meses y el cliente exige menos de 6. El certificado de la Seguridad Social es del trimestre pasado y lo piden mensual. El documento es correcto; el requisito de ese cliente es más estricto. Solución: conocer el criterio de cada cliente por requisito, no el «habitual». Tenemos la tabla en cuánto dura cada documento CAE.
10. Formación sin horas, sin contenido o sin entidad. Un diploma que dice «curso de PRL» sin duración, sin temario y sin quién lo impartió no acredita nada. En construcción, además, tiene que ajustarse al convenio (20 horas del oficio, o la TPC). Solución: pedir al centro de formación el certificado completo, no el diploma bonito.

Lo que la mayoría hace mal con los rechazos

Tratarlos como ruido. Llega el correo, alguien vuelve a subir el mismo archivo, la plataforma lo vuelve a rechazar, y a la tercera se llama al cliente. Un rechazo es información valiosa exactamente una vez: cuando se lee el motivo literal («falta sello de la entidad formadora») y se arregla la causa, no el síntoma.

Cómo bajar los rechazos a casi cero

• Revisa en la entrada, no en la salida. El día que un documento entra en tu empresa (te lo da el trabajador, el servicio de prevención, la gestoría) es cuando hay que comprobar fecha, nombre, firma y legibilidad. Si lo miras cuando lo necesitas, ya es tarde.
• Una copia buena, en un sitio. Si el mismo certificado se sube desde cuatro carpetas distintas, en alguna está la versión mala.
• El nombre del archivo trabaja para ti. «Tipo · Apellidos Nombre · Caducidad.pdf». Cuando el validador ve «IMG_4471.jpg» ya empieza con mala disposición.
• Cada rechazo abre una tarea con dueño. No un correo. Una tarea con el motivo literal, el documento, el trabajador y quién tiene que resolverlo, que no se cierra sola.
• Aprende de cada cliente. Después del segundo rechazo por lo mismo, el criterio de ese cliente pasa a la ficha del requisito. La tercera vez no debería existir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué me rechazan el TC2 si es el documento oficial?

Porque ya no lo es. Con el Sistema de Liquidación Directa de la Seguridad Social, el TC1 pasó a ser el RLC (recibo de liquidación de cotizaciones) y el TC2 el RNT (relación nominal de trabajadores). Los programas de nóminas antiguos mantienen los nombres viejos; las plataformas piden los nuevos y, en general, los dos juntos.

¿Cuánto tarda una plataforma CAE en validar un documento?

Depende de la plataforma y del contrato del cliente: desde validación automática inmediata hasta 24-72 horas con validadores humanos. En periodos de mucha carga puede ser más. Por eso subir un documento el día antes de necesitarlo es apostar; lo razonable es una semana de margen para requisitos críticos.

¿Puedo reclamar un rechazo que creo injusto?

Sí, pero a través del contacto CAE del cliente, no de la plataforma: la plataforma aplica el criterio que el cliente ha configurado. Ve con el documento y el motivo literal del rechazo. Si el criterio es realmente más estricto que la norma (por ejemplo, aptitud de menos de 6 meses), el cliente puede mantenerlo: es su casa.