¿Externalizar las plataformas CAE a una gestoría? Lo que cuesta, lo que hace y lo que no hace
Cuando la documentación CAE se convierte en media jornada de alguien, aparece la idea: «que lo lleve una gestoría». Hay muchas y algunas lo hacen bien. Pero conviene tener muy claro qué compras: alguien que sube documentos. No alguien que responde por ti, ni alguien que sabe quién va mañana a la obra.
Lo que cuesta
Las gestorías especializadas en plataformas CAE publican tarifas parecidas: entre 50 y 150 € al mes para autónomos y empresas muy pequeñas, y entre 150 y 500 € al mes para plantillas de varias decenas de personas y varias plataformas. Algunas cobran por contrato o cliente activo (por ejemplo, alrededor de 120 € al mes hasta 15 contratos). Las propias plataformas, cuando ofrecen el servicio, se mueven en rangos similares o algo más altos.
Para una contrata de 40 personas con cuatro clientes, el orden de magnitud es 250-400 € al mes: 3.000-5.000 € al año. Menos que medio sueldo. Esa cuenta es la que convence, y es correcta en lo que mide.
Lo que hace una gestoría CAE
- Sube documentación de empresa, trabajadores y máquinas a cada plataforma, con el formato y el nombre que pide cada una.
- Vigila el correo de las plataformas: avisos de caducidad, rechazos, nuevas peticiones del cliente.
- Reintenta los rechazos y te pide el documento que falta.
- Te avisa de lo que caduca, normalmente por correo, con la antelación que dé la plataforma.
- Da de alta trabajadores y obras nuevas cuando se lo dices.
Es trabajo real, tedioso, y las buenas lo hacen mejor que tú porque conocen los criterios de cada plataforma de memoria. Si tu problema es sólo el tiempo de subir cosas, lo resuelven.
Lo que no hace, y no va a hacer
- No consigue el documento que falta. Si la aptitud de Carlos caduca, la gestoría te lo dice. Pedir cita en el servicio de prevención, que Carlos vaya, y que el certificado llegue, sigue siendo tuyo.
- No sabe que Carlos va mañana a Torrefarrera. La gestoría ve documentos y plataformas. No ve tu planificación. Que Carlos esté validado en Nalanda no significa que pueda ir a la obra del cliente que está en Dokify, y la gestoría no sabe adónde va Carlos.
- No decide. «Apto con restricciones: sin altura» y un destino con trabajos en altura: la gestoría sube el certificado, la plataforma lo acepta, y nadie ha dicho que Carlos no puede ir.
- No responde por ti. La obligación de coordinación (artículo 24 de la Ley de Prevención y RD 171/2004) es de tu empresa. La inspección no llama a la gestoría.
- No custodia bien los datos de salud, salvo que lo preguntes. Estás cediendo aptitudes médicas de tu plantilla a un tercero. Necesitas un contrato de encargado del tratamiento y saber quién, en la gestoría, abre esos PDF. Casi nadie lo pregunta.
- No te devuelve el conocimiento. Al cabo de dos años, los criterios de tus clientes, los rechazos habituales, los contactos CAE, están en la gestoría. Cambiar de gestoría es empezar de cero.
Una gestoría te quita las subidas. No te quita la llamada de las 7:40, porque la llamada no la provoca una subida que faltaba: la provoca que nadie sabía, la tarde anterior, quién podía ir.
Cuándo tiene sentido
- Menos de 15-20 trabajadores, una o dos plataformas, y nadie interno que pueda dedicarle dos horas a la semana.
- Un pico puntual: entras en un cliente nuevo con una plataforma que no conoces y hay que cargar 30 personas en una semana.
- Como complemento: tú mantienes la fuente única y la decisión de quién va; la gestoría publica en las plataformas desde tu copia. Funciona si la gestoría acepta trabajar contra tu sistema y no contra su propia carpeta.
Cuándo no
- Cuando el problema son los bloqueos en la puerta, no las horas de subida. La gestoría no lo arregla porque no ve tu planificación.
- Cuando tienes 40 o más personas rotando entre obras de clientes distintos. La combinatoria de quién-dónde-qué-cuándo no cabe en un correo semanal.
- Cuando quieres que el conocimiento se quede en casa.
La comparación, sin adornos
| Una persona y una hoja | Gestoría CAE | Fuente única + software | |
|---|---|---|---|
| Coste al mes | Medio sueldo de administración | 100-500 € según volumen | Licencia; menos que una gestoría a partir de unas decenas de personas |
| Quién sube a las plataformas | La persona | La gestoría | El sistema, por conexión directa donde la plataforma lo permite; a mano desde la misma copia donde no |
| Quién sabe quién puede ir mañana | La persona, si está y se lo sabe | Nadie | El sistema, cada tarde, por centro y con motivo |
| Quién decide en un «apto con restricciones» | Nadie, normalmente | Nadie | El sistema lo marca; una persona decide |
| Quién ve la aptitud médica | Toda la carpeta compartida | La gestoría entera | Sólo el responsable de PRL |
| Qué pasa en vacaciones | Se para | Sigue | Sigue |
| Dónde queda el conocimiento | En la cabeza de la persona | En la gestoría | En tu sistema |
Ninguna columna es la buena para todo el mundo. Pero si lo que te duele es la puerta de la obra, sólo una responde a la pregunta.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta una gestoría para plataformas CAE?
Según las tarifas que publican las propias gestorías, entre 50 y 150 € al mes para autónomos y empresas muy pequeñas, y entre 150 y 500 € al mes para plantillas de varias decenas de personas con varias plataformas. Algunas cobran por contrato activo. Pide siempre qué incluye: subir documentos sí; conseguirlos, no.
Si externalizo la CAE, ¿sigo siendo responsable ante la inspección?
Sí. La obligación de coordinación de actividades empresariales (artículo 24 de la Ley de Prevención y RD 171/2004) es de tu empresa y no se traslada por contrato. La gestoría es un proveedor que sube documentos; la responsabilidad de que tus trabajadores sean aptos, estén formados y no entren donde no pueden sigue siendo tuya.
¿Puedo combinar gestoría y software?
Sí, y suele ser la combinación más sensata para plantillas medianas: tú mantienes una fuente única de documentos y la decisión de quién va a cada obra, y la gestoría publica en las plataformas desde esa copia. La condición es que la gestoría trabaje contra tu sistema y no contra su propia carpeta; si no, vuelves a tener dos verdades.